Trust Center

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die SaaS-Plattform maiqo (nachfolgend „Plattform"), die von der maiqo GmbH betrieben wird. Sie richtet sich an alle natürlichen Personen, die im Rahmen eines Vertragsverhältnisses auf die Plattform zugreifen oder deren personenbezogene Daten im Kontext der Plattformnutzung verarbeitet werden.

Für die Datenschutzerklärung zur Marketing-Website maiqo.io (maiqo.io/datenschutz) gelten gesonderte Informationen.

2. Verantwortliche Stelle

3. Datenschutzrechtliche Rollen

Im Betrieb der Plattform nimmt maiqo GmbH zwei unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen ein:

3.1 Verantwortlicher (Controller)

maiqo GmbH ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung von Daten, die für den Betrieb der Plattform selbst erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere die Verwaltung von Nutzerkonten, die Authentifizierung, das Lizenz- und Abonnementmanagement sowie die Plattformsicherheit.

3.2 Auftragsverarbeiter (Processor)

Für personenbezogene Daten, die Kunden im Rahmen ihrer eigenen Compliance-Prozesse in die Plattform einpflegen (z. B. Mitarbeiterdaten im Kontext von Schulungen, Audits oder Risikobewertungen), agiert maiqo GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der jeweilige Unternehmenskunde bleibt in diesem Fall Verantwortlicher für die verarbeiteten Daten. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung werden im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der Bestandteil des Hauptvertrags ist.

4. Verarbeitete Datenkategorien

Als Verantwortlicher

• Nutzerdaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit, Funktion/Rolle
• Zugangs- und Authentifizierungsdaten: Login-Zeitpunkte, Session-Informationen, IP-Adresse
• Nutzungsprotokoll: Aufgerufene Funktionen, Zeitstempel von Aktionen, technische Fehlerprotokolle
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Unternehmensdaten, Rechnungsanschrift, Zahlungsmodalitäten (im Rahmen des Lizenzvertrags)

Als Auftragsverarbeiter

• Compliance-Dokumente: Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Kontrollnachweise
• Audit- und Prüfungsdaten: Audit-Ergebnisse, Maßnahmenpläne, Statusberichte
• Personenbezogene Daten im Compliance-Kontext: Mitarbeiterdaten, soweit der Kunde diese im Rahmen von Schulungen, Aufgabenzuweisungen oder Nachweiserbringung in die Plattform einpflegt

5. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Als Verantwortlicher

• Bereitstellung und Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung)
• Nutzerverwaltung und Authentifizierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Abrechnung und Lizenzmanagement (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• IT-Sicherheit, Betriebsstabilität und Missbrauchsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse)
• Technischer Support und Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Weiterentwicklung und Qualitätsverbesserung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Als Auftragsverarbeiter

Ausschließlich nach dokumentierter Weisung des jeweiligen Kunden im Rahmen des AVV. Eine eigenständige Verarbeitung für eigene Zwecke findet nicht statt.

6. Unterauftragsverarbeiter

Für den technischen Betrieb der Plattform setzt maiqo GmbH sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter ein. Diese sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Die eingesetzten Kategorien umfassen:

• Cloud-Infrastruktur und Hosting (EU-basierte Rechenzentren)
• Datenbankverwaltung und -speicherung
• Monitoring-, Logging- und Alerting-Dienste
• Authentifizierungs- und Identitätsverwaltungsdienste
• Kundensupport-Tools (nur für Support-Anfragen)

Eine aktuelle und vollständige Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter wird im AVV gepflegt und ist auf Anfrage erhältlich. Kunden werden über wesentliche Änderungen am Unterauftragsverarbeiter-Pool rechtzeitig informiert.

7. Datenspeicherung und Löschung

Als Verantwortlicher

• Nutzerdaten: Für die Dauer des aktiven Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende oder Kündigung eines Nutzerkontos erfolgt die Löschung nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6–10 Jahre).
• Technische Protokolldaten: Rotierendes Log-Archiv, Aufbewahrung bis zu 90 Tage.

Als Auftragsverarbeiter

Löschfristen und -modalitäten für Kundendaten richten sich nach den Vereinbarungen im AVV. Aktive Datenbestände werden spätestens 30 Tage nach Vertragsende oder auf explizite Weisung des Kunden vollständig gelöscht oder dem Kunden im gängigen Format zur Verfügung gestellt; die Löschung aus Datensicherungen (Backups) erfolgt mit Ablauf der regulären Backup-Aufbewahrungszyklen.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

maiqo GmbH betreibt die Plattform nach aktuellem Stand der Technik und setzt umfassende Sicherheitsmaßnahmen ein:

• Verschlüsselung: TLS 1.2+ für Daten in Transit; AES-256 für Daten at Rest
• Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Zugriffsmodell (RBAC); Prinzip der minimalen Rechtevergabe
• Authentifizierung: Unterstützung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA); Single Sign-On (SSO)
• Netzwerksicherheit: Firewall-Schutz, Netzwerksegmentierung, regelmäßige Schwachstellenscans
• Monitoring: Kontinuierliches Logging und Alerting sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Backup: Regelmäßige verschlüsselte Datensicherungen mit dokumentierten Wiederherstellungsprozessen
• Incident Management: Definierter Prozess zur Erkennung, Meldung und Behebung von Sicherheitsvorfällen
• Rechenzentren: Ausschließlich EU-basiert; zertifizierte Anbieter (ISO 27001)

Detaillierte Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie im Dokument „Informationssicherheit" (in Kürze verfügbar).

9. Internationale Datenübermittlung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb des EWR) findet derzeit nicht statt; die im AVV benannten Subunternehmer sind EU-basiert.

Sollte künftig eine Drittlandsübermittlung erforderlich werden, stellen wir durch geeignete Garantien ein angemessenes Schutzniveau sicher, insbesondere durch:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission

Den aktuellen Stand etwaiger Drittlandsübermittlungen dokumentieren wir im AVV.

10. Rechte der betroffenen Personen

Soweit maiqo GmbH als Verantwortlicher agiert, können Sie folgende Rechte gegenüber maiqo GmbH geltend machen:

• Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung der Daten unter den gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Hinweis für Nutzer, deren Daten durch den Arbeitgeber/Kunden verarbeitet werden: Soweit maiqo GmbH als Auftragsverarbeiter für Ihren Arbeitgeber oder ein Unternehmen tätig ist, richten Sie Ihre Anfragen bitte zunächst an den jeweiligen Verantwortlichen (Ihren Arbeitgeber / das betreffende Unternehmen). maiqo GmbH unterstützt Kunden dabei, die Rechte betroffener Personen zu erfüllen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: legal@maiqo.io

11. Meldung von Sicherheitsvorfällen

Bei Datenschutzverletzungen im Sinne von Art. 33 DSGVO, die Kundendaten betreffen, informiert maiqo GmbH den betroffenen Kunden unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls, soweit dies möglich ist. Die Meldung enthält alle erforderlichen Angaben zur weiteren Bearbeitung durch den Kunden als Verantwortlichem.

Sicherheitsrelevante Vorfälle oder Schwachstellen können Sie uns melden unter: security@maiqo.io

12. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Unternehmenskunden, die maiqo als Plattform zur Verarbeitung personenbezogener Daten einsetzen, schließen mit maiqo GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab. Der AVV regelt insbesondere:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Kategorien personenbezogener Daten
• Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
• Technische und organisatorische Maßnahmen
• Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

Den AVV erhalten Sie auf Anfrage unter: legal@maiqo.io

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

maiqo GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitungstätigkeiten, der Plattformfunktionen oder der gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Nutzer werden über wesentliche Änderungen per E-Mail oder über einen Hinweis in der Plattform informiert. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.

1. Scope

This privacy policy applies to the maiqo SaaS platform (hereinafter "platform") operated by maiqo GmbH. It is directed at all natural persons who access the platform in the context of a contractual relationship or whose personal data is processed in connection with the use of the platform.

Separate information applies to the privacy policy for the marketing website maiqo.io (maiqo.io/datenschutz).

2. Controller

3. Data Protection Roles

In operating the platform, maiqo GmbH takes on two distinct data protection roles:

3.1 Controller

maiqo GmbH acts as controller within the meaning of the GDPR for the processing of data required to operate the platform itself. This applies in particular to the management of user accounts, authentication, license and subscription management, and platform security.

3.2 Processor

For personal data that customers enter into the platform as part of their own compliance processes (e.g. employee data in the context of trainings, audits or risk assessments), maiqo GmbH acts as a processor in accordance with Art. 28 GDPR. The respective corporate customer remains the controller for the processed data. The details of the commissioned processing are set out in the Data Processing Agreement (DPA), which is part of the main contract.

4. Categories of Data Processed

As Controller

• User data: name, email address, company affiliation, function/role
• Access and authentication data: login timestamps, session information, IP address
• Usage logs: features accessed, timestamps of actions, technical error logs
• Contract and billing data: company data, billing address, payment terms (as part of the license agreement)

As Processor

• Compliance documents: policies, procedural instructions, process descriptions, evidence of controls
• Audit and review data: audit results, action plans, status reports
• Personal data in a compliance context: employee data, to the extent the customer enters such data into the platform as part of trainings, task assignments or evidence collection

5. Processing Purposes and Legal Bases

As Controller

• Provision and operation of the platform (Art. 6(1)(b) GDPR – performance of contract)
• User management and authentication (Art. 6(1)(b) GDPR)
• Billing and license management (Art. 6(1)(b) GDPR)
• IT security, operational stability, and protection against misuse (Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interest)
• Technical support and troubleshooting (Art. 6(1)(f) GDPR)
• Further development and quality improvement of the platform (Art. 6(1)(f) GDPR)

As Processor

Exclusively in accordance with documented instructions from the respective customer under the DPA. Independent processing for our own purposes does not take place.

6. Sub-processors

For the technical operation of the platform, maiqo GmbH uses carefully selected sub-processors. These are contractually bound to comply with data protection requirements. The categories used include:

• Cloud infrastructure and hosting (EU-based data centers)
• Database management and storage
• Monitoring, logging, and alerting services
• Authentication and identity management services
• Customer support tools (for support requests only)

An up-to-date and complete list of sub-processors is maintained in the DPA and is available on request. Customers are informed in good time of material changes to the sub-processor pool.

7. Data Storage and Deletion

As Controller

• User data: For the duration of the active contractual relationship. After the end of the contract or the termination of a user account, deletion takes place after a transition period of 30 days, unless statutory retention obligations apply.
• Contract and billing data: In accordance with commercial and tax retention requirements (usually 6–10 years).
• Technical log data: Rotating log archive, retained for up to 90 days.

As Processor

Deletion periods and procedures for customer data are governed by the terms of the DPA. Active data is fully deleted or made available to the customer in a common format at the latest 30 days after the end of the contract or upon explicit instruction from the customer; deletion from data backups takes place upon expiry of the regular backup retention cycles.

8. Technical and Organizational Measures (TOMs)

maiqo GmbH operates the platform according to the current state of the art and employs comprehensive security measures:

• Encryption: TLS 1.2+ for data in transit; AES-256 for data at rest
• Access control: role-based access control (RBAC); principle of least privilege
• Authentication: support for multi-factor authentication (MFA); single sign-on (SSO)
• Network security: firewall protection, network segmentation, regular vulnerability scans
• Monitoring: continuous logging and alerting of security-relevant events
• Backup: regular encrypted data backups with documented recovery processes
• Incident management: defined process for detecting, reporting, and remediating security incidents
• Data centers: EU-based only; certified providers (ISO 27001)

You can find detailed information about our security measures in the "Information Security" document (available shortly).

9. International Data Transfers

Personal data is processed exclusively within the European Union. No transfer to third countries (outside the EEA) currently takes place; the subprocessors named in the DPA are EU-based.

Should a third-country transfer become necessary in the future, we will ensure an adequate level of protection through appropriate safeguards, in particular:

• EU Standard Contractual Clauses (SCCs) under Art. 46(2)(c) GDPR
• Adequacy decisions of the European Commission

The current status of any third-country transfers is documented in the DPA.

10. Rights of Data Subjects

Where maiqo GmbH acts as controller, you may assert the following rights vis-à-vis maiqo GmbH:

• Access to processed data (Art. 15 GDPR)
• Rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
• Erasure of data under statutory conditions (Art. 17 GDPR)
• Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Data portability (Art. 20 GDPR)
• Objection to certain processing activities (Art. 21 GDPR)
• Complaint to a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR)

Note for users whose data is processed by their employer/customer: Where maiqo GmbH acts as a processor for your employer or a company, please first direct your requests to the respective controller (your employer / the relevant company). maiqo GmbH supports customers in fulfilling the rights of data subjects.

To exercise your rights, please contact: legal@maiqo.io

11. Reporting Security Incidents

In the event of a personal data breach within the meaning of Art. 33 GDPR affecting customer data, maiqo GmbH informs the affected customer without undue delay, but no later than 72 hours after becoming aware of the incident, where possible. The notification contains all information necessary for the customer, as controller, to take further action.

You can report security-related incidents or vulnerabilities to: security@maiqo.io

12. Data Processing Agreement (DPA)

Corporate customers who use maiqo as a platform for processing personal data conclude a Data Processing Agreement with maiqo GmbH in accordance with Art. 28 GDPR. The DPA governs in particular:

• Subject matter and duration of processing
• Nature and purpose of processing
• Categories of personal data
• Rights and obligations of the controller
• Technical and organizational measures
• Use of sub-processors

You can obtain the DPA on request at: legal@maiqo.io

13. Changes to this Privacy Policy

maiqo GmbH reserves the right to adapt this privacy policy in the event of material changes to processing activities, platform functions, or legal requirements. Users will be informed of material changes by email or via a notice in the platform. The date of the last update is given above.

1. Anwendungsbereich

1.1 Folgende AGB sind Bestandteil aller Verträge (in schriftlicher sowie elektronischer Form) zwischen der maiqo GmbH, Christians-Platz 8, 22844 Norderstedt, Deutschland, (nachfolgend „maiqo“ oder „Anbieter“ genannt) und dem Kunden, die über die zur Verfügungstellung des SaaS-Dienstes, über Supportleistungen („Support“), Beratungsleistungen („Beratung“) und / oder Entwicklungsleistungen („Entwicklung“) geschlossen werden.

1.2 Abweichende AGB der Vertragspartner werden nicht Vertragsbestandteil. Nebenabreden und sonstige Abweichungen von unseren Verträgen, Lizenzbedingungen bzw. von diesen AGB bedürfen der Textform.

1.3 Kunden im Sinne der hier vorliegenden Regelungen sind ausschließlich Unternehmer gem. § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

2. Vertragsgegenstand, Vertragsschluss

2.1 maiqo bietet dem Kunden online (Zugriff per Browser/API) einen SaaS-Dienst für eine Vertragslaufzeit an, die dem Kunden die Organisation und Verwaltung von Leistungen erleichtert. Für die vom Kunden in dem SaaS-Dienst eingepflegten Daten und Inhalte stellt maiqo auch Speicherplatz zur Verfügung. Eine Übergabe der zugrunde liegenden Software ist nicht Vertragsbestandteil. Installations- oder Lieferpflichten bestehen nicht.

2.2 Der Anbieter bietet dem Kunden zur Nutzung die Gewährung eines kostenpflichtigen Nutzungsrechtes an dem SaaS-Dienst an. maiqo behält sich vor, verschiedene Angebotsversionen anzubieten, zwischen denen der Kunde wählen kann und die unterschiedliche Nutzungsumfänge und Funktionen/Module des SaaS-Dienstes beinhalten.

2.3 Leistungen über Support, Beratung, Entwicklung werden gemäß Bestellunterlagen gesondert erbracht (z. B. Kontingente, Tagessätze).

2.4 Der Anbieter kann Unterauftragnehmer und Cloud-/Infrastrukturdienste einsetzen. Für fremde Eigenleistungen, die der Kunde selbst bezieht, gelten die Bedingungen der Dritten.

2.5 Beta/Preview-Funktionen können „as is“ ohne SLA/Support bereitgestellt und jederzeit geändert bzw. deaktiviert werden.

2.6 Soweit der Kunde als Finanzunternehmen den Vorgaben der Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA) unterliegt, gilt:

• Der Anbieter erbringt keine kritischen Betriebsleistungen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA). Der Betrieb der Kernprozesse des Kunden kann unabhängig von der Nutzung des Tools gewährleistet werden.
• Auf Wunsch des Kunden kann ergänzend eine gesonderte DORA-Ergänzungsvereinbarung geschlossen werden, die dann mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertragsverhältnisses wird.

2.7 Der Anbieter erbringt keine regulatorische Beratung und übernimmt keine aufsichtsrechtliche Verantwortung. Der Kunde bleibt für die Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten verantwortlich.

2.8 Die von maiqo dargestellten Angebote stellen ein unverbindliches Angebot im juristischen Sinne dar. Mit der Bestellung erklärt der Kunde verbindlich sein Vertragsangebot. Der Anbieter kann das Angebot annehmen, indem der Anbieter dem Kunden

• eine Auftragsbestätigung in Textform übermittelt (z. B. E-Mail), wobei insoweit der Zugang der Auftragsbestätigung beim Kunden maßgeblich ist,
• die Leistung erbringt,
• nach Abgabe von dessen Bestellung zur Zahlung auffordert.

Eine Zahlungsaufforderung erfolgt auch bei der Mitteilung der Bankdaten an den Kunden oder einer Weiterleitung des Kunden zu einem Zahlungsdiensteanbieter. Liegen mehrere der vorgenannten Alternativen vor, kommt der Vertrag in dem Zeitpunkt zustande, in dem eine der vorgenannten Alternativen zur Annahme zuerst eintritt.

2.9 Der Vertragstext wird von maiqo gespeichert.

2.10 Der Kunde hat die in einem Registrierungsformular oder auf anderem Wege durch maiqo abgefragten Vertragsdaten vollständig und korrekt anzugeben, wenn und soweit diese nicht als freiwillige Angaben gekennzeichnet sind. Sofern sich die erhobenen Daten nach der Bestellung ändern, ist der Kunde verpflichtet, sein Profil unverzüglich dahingehend zu aktualisieren oder aber maiqo die geänderten Daten anderweitig zu übermitteln.

2.11 Der Kunde muss sein Passwort für das Kundenlogin geheim halten und den Zugang zu seinem Kundenkonto sorgfältig sichern. Der Kunde ist verpflichtet, maiqo umgehend zu informieren, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass ein Kundenkonto von Dritten missbraucht wurde.

2.12 Der Anbieter ist berechtigt, aufgrund von Wartungsarbeiten und aus anderen wichtigen Gründen die dauerhafte Nutzung zu unterbrechen, sofern er den Kunden in angemessener Zeit vorab darüber informiert. In dringenden Fällen ist die Vorabmitteilung entbehrlich.

3. Nutzungsrecht

3.1 Das Urheber- und ausschließliche Nutzungsrecht für veröffentlichte, von maiqo erstellte Objekte (Software inkl. Schnittstellen, Internetseiten, Scripts, Programme, Grafiken) bleibt allein bei maiqo.

3.2 Der Kunde erhält mit Vertragsschluss über den Zugang zum SaaS-Dienst ein einfaches, räumlich unbegrenztes Recht, den Vertragsgegenstand nach dem im Vertrag vereinbarten Umfang für ausschließlich eigene Zwecke für die Dauer des Vertrages zu nutzen. Weitergehende Rechte, insbesondere zur Vervielfältigung über das für die vertragsgemäße Nutzung notwendige Maß hinaus, werden nicht eingeräumt. Etwaige zwingende Rechte aus §§ 69 d Abs. 2 und 3, 69 e UrhG bleiben unberührt.

3.3 Soweit u. a. Open Source in den SaaS-Dienst integriert ist, überträgt maiqo in der Regel keinerlei Nutzungsrechte an derselben. Es gelten insoweit die Lizenzbestimmungen der jeweiligen Open Source Software.

3.4 Dem Kunden ist es nicht erlaubt, Dritten oder verbundenen Gesellschaften die Nutzung des SaaS-Dienstes in seinem eigenen Umfang zu ermöglichen. Im Hinblick auf die interne Nutzung beim Kunden ist diese nur zur Erfüllung der Funktionszwecke des SaaS-Dienstes erlaubt. Es gelten darüber hinaus jeweils im Angebot etwaig erwähnte Beschränkungen bzw. Lizenzbeschreibungen.

3.5 Eine Vervielfältigung oder Verwendung von Elementen des SaaS-Dienstes in anderen elektronischen oder gedruckten Publikationen, insbesondere auf anderen Internetseiten, ist ohne ausdrückliche Zustimmung von maiqo nicht gestattet. Das umfassende Urheberrecht mit allen Befugnissen nach den § 12 bis § 27 UrhG an allen im Rahmen der Vertragsanbahnung und einschließlich Gewährleistung und Wartung erstellten Unterlagen, Informationen und Vertragsgegenstände steht ausschließlich maiqo zu, es sei denn, es ist schriftlich anders vereinbart.

3.6 Nutzt der Kunde den SaaS-Dienst in einem Umfang, der die gewährten Nutzungsrechte qualitativ (im Hinblick auf die gestattete Nutzung) oder quantitativ (im Hinblick auf die erworbene Lizenzgröße) überschreitet, so ist er auf Aufforderung von maiqo verpflichtet, unverzüglich die zur erlaubten Nutzung notwendigen Nutzungsrechte zu erwerben. Das Recht von maiqo, die ihr zustehenden Rechte, insbesondere auf Schadensersatz und Unterlassung, geltend zu machen, bleibt davon unberührt.

3.7 Hat maiqo den begründeten Verdacht, dass eine Nutzung des Kunden gegen die Nutzungsbedingungen, Gesetzesbestimmungen oder gegen Rechte Dritter verstößt, darf maiqo die betreffende Nutzung bzw. den Zugang zum SaaS-Dienst oder zu einem betroffenen Teilbereich nach vorheriger Information an den Kunden und mit Hinweis auf den Verdacht und ohne dass dies irgendwelche Pflichten für maiqo nach sich zieht, sperren. maiqo wird dabei die Verhältnismäßigkeit der Sperrung zu dem gegenständlichen Verstoß beachten.

3.8 Sofern der Anbieter während der Laufzeit neue Versionen, Updates, Upgrades oder andere Neulieferungen im Hinblick auf den SaaS-Dienst vornimmt, gelten die vorstehenden Rechte auch für diese.

3.9 Der Kunde räumt maiqo hinsichtlich seines Logos und etwaiger maiqo zu diesem Zweck zur Verfügung gestellten Materialien und Inhalte ein jeweils einfaches Nutzungsrecht für Werbe- und Marketingzwecke für den SaaS-Dienst, und insbesondere für die dauerhafte Nutzung und Speicherung im Rahmen des SaaS-Dienstes ein. Der Kunde kann dieses Nutzungsrecht durch Mitteilung in Textform widerrufen.

4. Durchführung der Leistung, Verantwortlichkeit

4.1 maiqo bietet die technische Möglichkeit zur Verwaltung und Organisation von Inhalten mit gegebenenfalls Zurverfügungstellung von maiqo vorgegebenen Schnittstellen mit dem SaaS-Dienst.

4.2 Der Kunde hat in diesem Fall die Möglichkeit, Informationen und Inhalte über die vorgegebenen Schnittstellen anzugeben.

4.3 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm etwaig gelieferten Inhalte für den SaaS-Dienst bzw. für die von ihm mit dem SaaS-Dienst durchgeführte Verwaltung und Organisation vollumfänglich frei von Rechten Dritter sind und auch aus rechtlicher Sicht für diese Nutzungen geeignet sind und zur Verfügung gestellt werden dürfen. Dasselbe gilt für Daten und Inhalte, die der Kunde in eigener Verantwortung über etwaige Schnittstellen übermittelt.

4.4 Der Kunde stellt maiqo von sämtlichen Ansprüchen, einschließlich Schadensersatzansprüchen, frei, die Dritte gegen maiqo wegen einer Verletzung ihrer Rechte durch die vom Kunden mit dem SaaS-Dienst von maiqo benutzten und übermittelten Inhalte geltend machen. Der Kunde übernimmt alle für maiqo aufgrund dieser Verletzung von Rechten Dritter entstehenden angemessenen Kosten, einschließlich der für die Rechtsverteidigung entstehenden angemessenen Kosten. Alle weitergehenden Rechte sowie Schadensersatzansprüche von maiqo bleiben unberührt.

4.5 maiqo hat das Recht, Angebote und funktionale Inhalte des SaaS-Dienstes technisch so zu bearbeiten, aufzubereiten und anzupassen, dass diese auch auf mobilen Endgeräten oder Softwareapplikationen von Dritten dargestellt werden können. maiqo behält sich vor, den SaaS-Dienst zukünftig nach eigener Wahl mit weiteren Schnittstellen zu ergänzen und technische Funktionen zu verbessern. Ebenfalls können nach Wahl von maiqo Funktionen entfernt werden, wenn dies nur eine geringfügige Leistungsänderung und keine Änderung der vereinbarten Gesamtfunktionalität bedeutet. Können durch eine Leistungsänderung berechtigte Interessen des Kunden (z. B. bei einer erheblichen Leistungsänderung zum Nachteil des Kunden) nachteilig berührt werden, so teilt maiqo diese Leistungsänderung dem Kunden schriftlich oder auf elektronischem Wege vor ihrem Wirksamwerden mit und weist ihn in dieser Mitteilung auf sein nachfolgend geregeltes Sonderkündigungsrecht und die Folgen der Nichtausübung des Kündigungsrechts hin. Dem Kunden steht in diesem Fall das Recht zu, den Vertrag vorzeitig mit einer Frist von 14 Tagen auf den Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu kündigen (Sonderkündigungsrecht).

4.6 Sofern innerhalb des SaaS-Dienstes rechtliche Erklärungen seitens des Kunden abgegeben werden, erbringt maiqo lediglich die technische Darstellung bzw. gegebenenfalls Übermittlung. Für die inhaltliche Vollständigkeit, Richtigkeit und Wirksamkeit ist der Kunde verantwortlich.

4.7 Der Kunde versichert, ein Handelsgewerbe zu betreiben oder wie Kaufleute im Rechtsverkehr aufzutreten und/oder so behandelt zu werden (z. B. Freiberufler).

4.8 Der Kunde hat maiqo unverzüglich über Störungen des SaaS-Dienstes zu unterrichten und maiqo in angemessenem Umfang bei der Feststellung der Störung und ihrer Ursachen sowie deren Behebung zu unterstützen.

5. Pflichten des Kunden aus anderweitigen Vertragsbeziehungen

5.1 Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, mit dem SaaS-Dienst erstellte und einsehbare Unterlagen und Informationen, die er zu Zwecken der Beweissicherung, Buchführung usw. benötigt, auf einem von dem SaaS-Dienst unabhängigen Speichermedium zu archivieren.

5.2 Der Kunde ist verpflichtet, seine Inhalte eigenverantwortlich zu erstellen und haftet für entsprechende rechtliche Informations- und Kennzeichnungspflichten sowie etwaige Aussagen seiner Unterlagen und Inhaltsdarstellung, und ihm obliegt es, diese gemäß seinen eigenen Vertragsbeziehungen zu seinen Kunden ordnungsgemäß zu verwalten.

5.3 Der Kunde schließt mit Drittanbietern, zu denen er gegebenenfalls über Schnittstellen einen Zugang hat, eigene Verträge. maiqo bietet mit dem SaaS-Dienst lediglich eine technische Möglichkeit der Verbindung und des Zugangs. Der Kunde bzw. der Drittanbieter sind für die Ausgestaltung der zwischen ihnen vereinbarten Leistung verantwortlich.

6. Zahlungsbedingungen

6.1 Die Nutzung des SaaS-Dienstes ist kostenpflichtig und es wird je nach Angebotswahl eine Vergütung vereinbart.

6.2 Die Vergütung setzt sich aus einer pauschalen Jahresgebühr und einer monatlich abrechenbaren Vergütung für Support und Beratung zusammen.

6.3 Die Vergütung ist innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum fällig. Die Abrechnung der pauschalen Vergütung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Zahlungszeitraum.

6.4 Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung einseitig einmal jährlich im Falle der Erhöhung von Materialherstellungskosten und/oder Material- und/oder Produktbeschaffungskosten, Lohn- und Lohnnebenkosten, Sozialabgaben sowie Energiekosten und Kosten durch Umweltauflagen und/oder Währungsschwankungen und/oder öffentlichen Abgaben entsprechend zu erhöhen, wenn diese die Beschaffungskosten oder Kosten der vertraglich vereinbarten Leistungen unmittelbar oder mittelbar beeinflussen. Eine Erhöhung im vorgenannten Sinne ist ausgeschlossen, soweit die Kostensteigerung bei einzelnen oder aller der vorgenannten Faktoren durch eine Kostenreduzierung bei anderen der genannten Faktoren in Bezug auf die Gesamtkostenbelastung aufgehoben wird. Der Anbieter wird die Preiserhöhung mindestens zwei Wochen vor Inkrafttreten in Textform an den Kunden mitteilen.

6.5 Liegt der neue Preis aufgrund des vorgenannten Preisanpassungsrechts 10 % oder mehr über dem ursprünglichen Preis, so ist der Kunde zur Kündigung berechtigt. Er kann dieses Recht jedoch nur innerhalb von zwei Wochen nach Mitteilung des erhöhten Preises geltend machen.

6.6 Bei erheblichem Zahlungsverzug des Kunden ist maiqo berechtigt, die bereitgestellten Dienste auf Kosten des Kunden zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die Vergütung zu zahlen. Eine Erheblichkeit wird insbesondere angenommen, wenn der Verzugsbetrag einer üblichen Leistung für zwei Monate entspricht.

6.7 Gerät der Kunde bei der Abrechnung

• für zwei aufeinander folgende Monate mit der Bezahlung der Vergütung bzw. eines überwiegenden Teils hiervon oder
• in einem Zeitraum, der sich über mehrere Monate erstreckt, mit der Bezahlung der Vergütung in Höhe eines Betrages, der den theoretischen monatlichen Vergütungsbetrag für zwei Monate erreicht,

in Rückstand, kann maiqo das Vertragsverhältnis ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Zahlungsverzugs bleibt maiqo vorbehalten.

6.8 Ergänzend gilt bei Vertragsverhältnissen, bei denen sich der Kunde zur Zahlung einer Vergütung verpflichtet hat, dass maiqo im Falle der von ihr vorgenommenen Kündigung aufgrund Verschuldens des Kunden berechtigt ist, vom Kunden pauschalierten Schadensersatz in Höhe von 50 % der Vergütung zu verlangen, die bis zum Ende der Mindestvertragslaufzeit zu zahlen gewesen wäre. Dies gilt nicht, sofern der Kunde nachweist, dass kein Schaden entstanden oder der tatsächlich entstandene Schaden wesentlich geringer als die Pauschale ist.

7. Datenschutz

7.1 Der Kunde ist für die Verarbeitung der von ihm innerhalb des SaaS-Dienstes eingegebenen und gespeicherten personenbezogenen Daten im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Die Nutzung des kostenpflichtigen SaaS-Dienstes setzt den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags voraus (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird als eigenständiges Vertragsdokument geschlossen und mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertragsverhältnisses.

7.2 Die serverseitige Erfassung und Auswertung der Nutzung ist für den Zugang zum SaaS-Dienst erforderlich und dient der Unterstützung zur vollumfänglichen Nutzung des SaaS-Dienstes und Optimierung der bereitgestellten Funktionalitäten, der Unterstützung bei Kundensupportanfragen sowie für Wartungszwecke. Nach Beendigung des Leistungszeitraumes kostenpflichtig gebuchter Leistungen werden die Nutzungsdaten nach drei Monaten gelöscht. Die Aufbewahrung von Daten und Dokumentationen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung sowie zur Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten bleibt hiervon unberührt.

7.3 Sofern der Kunde einen Vertrag über Leistungen des Anbieters geschlossen hat, bietet der Anbieter dem Kunden Informationen über eigene ähnliche Leistungen über die beim Vertragsschluss übersandte E-Mail-Adresse an (§ 7 III UWG). Ein Widerspruch gegen diese Übersendung ist zu jeder Zeit durch den Kunden möglich. Für weitere Informationen und Rechte des Kunden wird auf die Datenschutzhinweise verwiesen.

8. Mangelhaftung

8.1 maiqo gewährleistet, dass sämtliche Leistungen frei von Sach- und/oder Rechtsmängeln sind.

8.2 Die vorbenannte Mängelhaftung bezieht sich nicht auf etwaige eingesetzte Open Source Software, da hier auch keine Nutzungsrechte von maiqo übertragen werden. Eine Haftung von maiqo für Sach- und/oder Rechtsmängel ist demnach aufgrund der spezifischen Natur von Open Source Software ausgeschlossen. Eine Mängelhaftung besteht auch nicht für Funktionen, die aufgrund von Gesetzesänderungen nicht mehr dem dann aktuellen Stand entsprechen und von den Parteien nicht im Leistungsumfang vereinbart waren.

8.3 Im Fall eines Mangels wird der Anbieter innerhalb eines angemessenen Zeitraums gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und nach Maßgabe dieser Vertragsbestimmungen nacherfüllen.

8.4 Die Nacherfüllung kann nach Wahl des Anbieters entweder durch Nachbesserung oder durch Neulieferung vorgenommen werden. Soweit Rechte Dritter verletzt sind, kann der Anbieter nach eigener Wahl die Nachbesserung dadurch vornehmen, dass der Anbieter zugunsten des Kunden ein für die Zwecke dieses Vertrags ausreichendes Nutzungsrecht erwirbt oder die schutzrechtsverletzende Software ohne bzw. nur mit für den Kunden akzeptablen Auswirkungen auf deren Funktion ändert oder die schutzrechtsverletzende Software ohne bzw. nur mit für den Kunden akzeptablen Auswirkungen auf deren Funktion gegen eine Software austauscht, deren vertragsgemäße Nutzung keine Schutzrechte verletzt.

8.5 Die Mängelbeseitigung durch den Anbieter kann auch durch telefonische oder schriftliche oder (elektronische) Handlungsanweisung an den Kunden erfolgen. Bietet maiqo dem Kunden zur Vermeidung oder Beseitigung von Mängeln neue Updates, Upgrades an, so hat der Kunde diese zu akzeptieren. Mangelbeseitigung kann auch durch Lieferung einer Umgehungslösung erfolgen.

8.6 Der Anbieter trägt bei berechtigter Mangelrüge die zum Zweck der Nacherfüllung erforderlichen Aufwendungen. Stellt sich heraus, dass die Mangelrüge unberechtigt war, kann der Anbieter den ihr entstehenden Aufwand ersetzt verlangen, soweit der Kunde zumindest fahrlässig gehandelt hat.

8.7 Schlägt die Nacherfüllung fehl und wurde vom Kunden eine angemessene Frist gesetzt, die mindestens zwei Nachbesserungsversuche ermöglicht, kann der Kunde nach seiner Wahl vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung mindern. Die Nacherfüllung gilt nicht schon nach dem zweiten erfolglosen Nachbesserungsversuch als endgültig fehlgeschlagen, vielmehr steht die Anzahl der Nacherfüllungsversuche dem Anbieter während der vom Kunden gesetzten Frist frei, soweit dies dem Kunden zumutbar ist.

8.8 Ansprüche wegen eines Mangels verjähren in einem Jahr nach Lieferung. Hat der Anbieter einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie für die Beschaffenheit übernommen, bleiben die gesetzlichen Bestimmungen zu Sach- und Rechtsmängeln und deren Verjährung unberührt.

8.9 Eine Kündigung des Kunden bei Mietleistungen gem. § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs ist erst zulässig, wenn maiqo ausreichende Gelegenheit zur Mängelbeseitigung gegeben wurde und diese fehlgeschlagen ist. Ziffer 9 (Haftung) gilt entsprechend.

9. Haftung

9.1 Für Schäden, die an anderen Rechtsgütern als dem Leben, Körper oder Gesundheit entstehen, ist die Haftung von maiqo gegenüber dem Kunden ausgeschlossen, soweit die Schäden nicht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von maiqo, eines von dessen gesetzlichen Vertretern oder eines von dessen Erfüllungsgehilfen beruhen oder das Verhalten auch keine Verletzung von vertragswesentlichen Pflichten ist. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

9.2 Für die Wiederbeschaffung von Daten gilt, dass maiqo nur insoweit haftet, soweit der Kunde alle erforderlichen und zumutbaren Datensicherungsvorkehrungen getroffen und sichergestellt hat, dass die Daten aus Datenmaterial, das in maschinenlesbarer Form bereitgehalten wird, mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können.

9.3 Die genannten Haftungsausschlüsse und Beschränkungen gelten nicht im Fall der Übernahme ausdrücklicher Garantien durch maiqo sowie bei Ansprüchen wegen fehlender zugesicherter Eigenschaften oder soweit Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz betroffen sind oder ein Mangel arglistig verschwiegen wurde.

10. Laufzeit, Sperrung

10.1 Soweit nicht im Einzelfall abweichend vereinbart, wird die kostenpflichtige Nutzung für eine Vertragslaufzeit von 12 Monaten vereinbart und verlängert sich automatisch um jeweils 12 Monate, sofern keine Kündigung mit einer Frist von 60 Tagen durch einen Vertragspartner zum jeweiligen Vertragszeitraumende erfolgt. Auf Wunsch des Kunden kann eine Verlängerung auch für 24 oder 36 Monate erfolgen.

10.2 Das Recht der Vertragsparteien zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist bleibt unberührt.

10.3 Alle Kündigungen nach diesem Vertrag haben in Textform zu erfolgen. Sofern maiqo eine Möglichkeit zur elektronischen Kündigung zur Verfügung stellt, hat der Kunde das Recht, diese ebenfalls zur wirksamen Kündigung zu nutzen.

10.4 maiqo kann ergänzend zu Ziffer 3.7 folgende Maßnahmen ergreifen, wenn Anhaltspunkte dafür bestehen, dass ein Kunde gesetzliche Vorschriften, Rechte Dritter oder diese Bedingungen verletzt, oder dass maiqo ein sonstiges erhebliches berechtigtes Interesse hat, insbesondere zum Schutz anderer Kunden vor betrügerischen Aktivitäten:

• Löschen von Inhalten,
• Verwarnung von Kunden,
• Be-/Einschränkung der Nutzung,
• Vorläufige Sperrung,
• Endgültige Sperrung.

Bei der Wahl der Maßnahme berücksichtigt maiqo die berechtigten Interessen des betroffenen Kunden.

10.5 Insbesondere sind Handlungen verboten, die Eingriffe in die technische Gestaltung und Aufrechterhaltung der Nutzung des SaaS-Dienstes darstellen.

10.6 Während der Laufzeit des Vertrages stehen Exportfunktionen zur Verfügung. Der Export der Daten erfolgt in einem gängigen maschinenlesbaren Format (z. B. CSV, JSON, PDF).

10.7 Der Anbieter löscht die Daten spätestens 60 Tage nach Vertragsende, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10.8 Im Falle der Beendigung unterstützt der Anbieter gemäß separater Vereinbarung die geordnete Übergabe / Exit-Maßnahmen (z. B. Datenrückgabe in gängigem Format). Der Kunde muss innerhalb von 14 Tagen nach Ende der Vertragslaufzeit seinen Wunsch auf Unterstützungsleistungen für eine Übergabe / Exit-Maßnahme geltend machen. Ansonsten erfolgt im Anschluss die Löschung gemäß Ziffer 10.7.

11. Vertraulichkeit

11.1 Die Vertragsparteien verpflichten sich, über alle ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag zur Kenntnis gelangten vertraulichen Informationen, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse der anderen Vertragspartei, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Art zu verwerten. Dies gilt gegenüber jeglichen nichtberechtigten Dritten, d. h. auch gegenüber nichtberechtigten Mitarbeitern sowohl von maiqo als auch des Kunden, sofern die Weitergabe von Informationen nicht zur ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist. In Zweifelsfällen ist die jeweilige Vertragspartei verpflichtet, die andere Vertragspartei vor einer Weitergabe um Zustimmung zu bitten.

11.2 „Vertrauliche Informationen“ sind alle Informationen, die eine Vertragspartei der anderen Vertragspartei im Zusammenhang mit diesem Vertrag mitteilt oder überlässt, gleich ob in schriftlicher, mündlicher, visueller oder elektronischer Form (einschließlich Software und dazugehöriger Dokumentation), und die als „vertraulich“ gekennzeichnet sind (oder deren vertraulicher Charakter sich aus den Umständen ergibt).

11.3 Nicht als vertrauliche Informationen gelten Informationen, die (a) eine Vertragspartei von Dritten, die gegenüber der anderen Vertragspartei nicht zur Geheimhaltung verpflichtet waren, rechtmäßig erworben hat, wenn diese Dritten die Informationen wiederum nicht durch eine Verletzung von Schutzbestimmungen erlangt haben, (b) eine Vertragspartei ohne Rückgriff auf oder Verwendung von vertraulichen Informationen selbständig entwickelt hat, oder (c) ohne Verschulden oder Zutun einer Vertragspartei öffentlich bekannt sind oder wurden.

11.4 Ist eine Vertragspartei aufgrund einer zwingenden rechtlichen Anforderung oder aufgrund einer Anordnung eines Gerichts oder einer Behörde zur Offenlegung vertraulicher Informationen verpflichtet, so gilt die Verpflichtung zur Vertraulichkeit nur insoweit nicht, wie die Weitergabe der vertraulichen Information zur Einhaltung der zur Offenlegung zwingenden rechtlichen Anforderung bzw. der Anordnung unbedingt erforderlich ist. In einem solchen Fall ist die entsprechende Vertragspartei verpflichtet, die andere Vertragspartei vor der Offenlegung schriftlich unverzüglich zu unterrichten und in Abstimmung mit dieser vor der Offenlegung jede zumutbare Maßnahme zu ergreifen, um Offenlegungsforderungen zurückzuweisen und/oder die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.

11.5 Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt, unbeschadet gegebenenfalls weitergehender zwingender gesetzlicher Geheimhaltungsverpflichtungen, für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Vertragsbeendigung weiter.

12. Schlussbestimmung

12.1 Der Anbieter ist zu Änderungen der AGB oder sonstigen Bedingungen berechtigt. Änderungen werden dem Kunden mindestens drei Wochen vor ihrem Inkrafttreten schriftlich oder per E-Mail mitgeteilt. Die Änderungen werden wirksam, wenn der Kunde nicht innerhalb einer Frist von drei Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung schriftlich oder per E-Mail widerspricht und der Anbieter den Kunden auf diese Rechtsfolge in der Änderungsmitteilung hingewiesen hat.

12.2 Die Beziehungen zwischen den Vertragsparteien regeln sich nach dem in der Bundesrepublik Deutschland geltenden Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods, CISG).

12.3 Der Gerichtsstand und der Erfüllungsort für dieses Vertragsverhältnis ist der Sitz des Anbieters.

12.4 Die Vertragssprache ist deutsch. Bei verschiedenen Sprachfassungen ist allein der deutsche Text dieser Bedingungen maßgeblich.

13. Anlage 1: Service Level Agreement (SLA)

13.1 Vertragsgegenstand

Ergänzend vereinbaren die Parteien mit diesem Service Level Agreement (SLA) Leistungen in Form von zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen für den vom Anbieter erbrachten SaaS-Dienst. Die Zusagen im SLA treten selbständig neben die Rechte des Kunden aus dem Nutzungsvertrag sowie aus Gesetz. Mithin berühren sie insbesondere nicht etwaige Gewährleistungsrechte des Kunden wegen Schlechterfüllung oder beschränken die Haftung des Anbieters.

13.2 Bereitstellung des SaaS-Dienstes

13.2.1 Der Anbieter hält ab dem im Nutzungsvertrag vereinbarten Zeitpunkt den SaaS-Dienst nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen bereit. Übergabepunkt für den Zugang zum SaaS-Dienst ist der Routerausgang des Rechenzentrums (Server).

13.2.2 Für die Beschaffenheit der erforderlichen Hard- und Software auf Seiten des Kunden sowie für die Telekommunikationsverbindung zwischen dem Kunden und dem Anbieter bis zum Übergabepunkt ist der Anbieter nicht verantwortlich.

13.3 Technische Verfügbarkeit und Zugriff

13.3.1 Unter Verfügbarkeit verstehen die Parteien die technische Nutzbarkeit des SaaS-Dienstes am Übergabepunkt zum Gebrauch durch den Kunden. Der Gebrauch besteht in der Möglichkeit des Users, die gesamten Funktionalitäten (vereinbarte Kernfunktionalitäten) zu nutzen.

13.3.2 Der Anbieter stellt dem Kunden den Zugang zum SaaS-Dienst während der vereinbarten Laufzeit bereit, aber unter Ausschluss der vereinbarten Zeiten geplanter Nichtverfügbarkeit nach Ziffer 13.4; die Laufzeit abzüglich der Zeiten geplanter Nichtverfügbarkeit ist die Systemlaufzeit.

13.3.3 Die Systemlaufzeit ist in der nachfolgenden Tabelle vereinbart. Der Wert der Verfügbarkeit ist der Prozentsatz des Vorliegens der Verfügbarkeit innerhalb des Bezugszeitraumes. Der Bezugszeitraum ergibt sich aus der nachfolgenden Tabelle. Die Parameter werden wie folgt vereinbart:

13.3.4 Zur verfügbaren Nutzung (Verfügbarkeit gegeben) zählen auch die Zeiträume während

• Störungen in oder aufgrund des Zustands von nicht vom Anbieter oder seinen Erfüllungsgehilfen bereit zu stellenden Teilen der für die Ausführung des SaaS-Dienstes erforderlichen technischen Infrastruktur;
• Störungen oder sonstigen Ereignissen, die nicht vom Anbieter oder einem seiner Erfüllungsgehilfen (mit-)verursacht sind, zum Beispiel die Überschreitung einer vereinbarten zugelassenen Beanspruchung;
• unerheblicher Minderung der Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch.

13.4 Geplante Nichtverfügbarkeit

Der Anbieter ist in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit berechtigt, den SaaS-Dienst zu warten, zu pflegen, Datensicherungen oder sonstige Arbeiten vorzunehmen. Geplante Nichtverfügbarkeiten sind mit dem Kunden zu vereinbaren. Bei wichtigen Gründen wird der Kunde seine Zustimmung nicht unbillig verweigern. Der Kunde erteilt bereits jetzt seine Zustimmung dazu, dass während der gesamten Vertragslaufzeit eine geplante Nichtverfügbarkeit in dem Standardfenster von 20:00 – 06:00 Uhr (Europe/Berlin) besteht. Neben dem Standardfenster darf der Anbieter in begründeten Fällen (z. B. Sicherheits-/Stabilitätsrisiken) Notfallwartungen durchführen. Diese werden – soweit möglich – vorab angekündigt und gelten als geplante Wartung; entsprechende Zeiten gelten ebenfalls als geplante Nichtverfügbarkeit, sofern die Störung nicht im Verschulden des Anbieters liegt.

Wenn und soweit der Kunde in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit den SaaS-Dienst nutzen kann, so besteht hierauf kein Rechtsanspruch. Kommt es bei einer Nutzung in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit zu einer Leistungsreduzierung oder -einstellung, besteht für den Kunden kein Anspruch auf Mangelhaftung oder Schadensersatz.

13.5 Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Support

13.5.1 Der Anbieter wird vom Kunden mitgeteilte und ihm selber bekannte Fehler gemäß den Service Level gemäß Ziffer 13.6 bearbeiten. Der Anbieter wird die Maßnahmen für die Fehlerbeseitigung für den eigenen SaaS-Dienst nach eigener Wahl erbringen oder hierfür Drittdienstleister einsetzen.

13.5.2 Die zusätzliche Sicherungspflicht des Anbieters besteht nicht bei Fehlern, die durch nicht von dem Anbieter eingesetzte Drittsoftware oder durch Open Source Software verursacht werden oder für Funktionen, die aufgrund von Gesetzesänderungen nicht mehr dem dann aktuellen Stand entsprechen. Der Anbieter wird sich in diesem Fall um eine schnelle und zügige Klärung zur weiteren Leistung bemühen.

13.5.3 Der Kunde wird den Anbieter unterstützen, indem der Kunde ihm bekannt gewordene Fehler in für den Anbieter möglichst nachvollziehbarer Weise dokumentiert und in Textform oder über ein etwaig zur Verfügung gestelltes Ticketsystem an den Anbieter mitteilt.

13.5.4 Sofern eine Mitwirkung des Kunden zur Fehlerbeseitigung notwendig und sinnvoll ist, wird der Kunde den Anbieter unterstützen und hierfür insbesondere Zugang und Einsicht in notwendige Unterlagen geben und dem Anbieter möglichst laufend einen kompetenten, fest definierten Mitarbeiter zur Seite stellen, der Auskunft über die notwendigen Mitwirkungsinformationen und den geltend gemachten Fehler geben kann sowie Entscheidungsbefugnis besitzt.

13.5.5 Sofern sich bei der Analyse der Fehler herausstellt, dass der Fehler durch nicht von dem Anbieter eingesetzte Open Source Software oder durch Drittsoftware, insbesondere durch externe Schnittstellen zu Partnern des Kunden, verursacht wurde, wird der Anbieter dieses Prüfungsergebnis an den Kunden weiterleiten. Sofern der Fehler im Verschulden des Kunden liegt, ist der Anbieter berechtigt, den Aufwand dieser Analyse nach Stundensatz abzurechnen.

13.5.6 Der Kunde kann von dem Anbieter ergänzende IT-Beratungs- und Unterstützungsleistungen, insbesondere im Rahmen des vereinbarten SaaS-Dienstes, anfordern, z. B. für auftretende Anwendungsprobleme. Die Leistungen erfolgen durch die Beantwortung von diesbezüglichen Fragen per Telefon, E-Mail oder schriftlich. Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand gemäß dem Stundensatz des Anbieters, sofern keine andere konkrete dafür vorgesehene Vereinbarung im Einzelfall besteht.

13.5.7 Diese Supportanfragen können an Werktagen von Montag bis Freitag jeweils von 9:00 – 17:00 Uhr („Servicezeit“) angenommen werden. Eine darüber im Einzelfall hinausgehende Servicezeit bedarf der besonderen Vereinbarung.

13.6 Service Level

13.6.1 Für die zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen werden auftretende Fehler in folgende Fehlerkategorien eingeteilt:

• Kategorie 1: Systemausfall, betriebsverhindernder Fehler; die zweckmäßige bzw. wirtschaftlich sinnvolle Nutzung des gesamten SaaS-Dienstes zum Vertragszweck ist nicht möglich oder durch Nicht- oder Fehlfunktion(en) von Programmen, Modulen oder Komponenten so eingeschränkt bzw. behindert, dass die Abwicklung des Tagesgeschäftes nicht zumutbar fortgeführt werden kann.
• Kategorie 2: betriebsbehindernder Fehler; die Nutzung des SaaS-Dienstes ist beeinträchtigt, kann aber im Wesentlichen erfolgen. Der Fehler kann mit organisatorischen und sonstigen wirtschaftlichen Hilfsmitteln umgangen werden.
• Kategorie 3: sonstiger Fehler; keine bedeutenden Auswirkungen auf Funktionalität und Nutzbarkeit.

13.6.2 Folgende Reaktions- und angestrebte Beseitigungszeiten werden vereinbart:

13.6.3 Die Reaktionszeit berechnet sich ab dem Eingang der Meldung bzw. ab Kenntnis bei dem Anbieter nach Bürostunden (während der vereinbarten Servicezeit).

13.6.4 Die angestrebte Fehlerbeseitigung kann auch durch telefonische, schriftliche oder elektronische Handlungsanweisung an betroffene Stellen oder durch eine Umgehungslösung erfolgen. Ebenfalls können für die Fehlerbeseitigung neue Programmteile, insbesondere Patches, Bugfixes, Updates, Upgrades, neue Releases oder neue Versionen genutzt werden.

13.7 Gutschriften

Sollte eine Nichtverfügbarkeit gemäß 13.3.2 gegeben sein, so bietet der Anbieter Gutschriften gemäß folgender Staffelung an: < 99 % → 10 % des Monatsentgeltes; < 98,5 % → 25 % des Monatsentgeltes. Gutschriften beziehen sich auf das Monatsentgelt des betroffenen Produktionsdienstes/der betroffenen Instanz und werden mit künftigen Entgelten verrechnet; ein Auszahlungsanspruch besteht nicht. Mehrere Gutschriften für denselben Kalendermonat sind insgesamt auf die genannten Maximalprozentsätze begrenzt. Voraussetzung ist, dass der Kunde nicht im Zahlungsverzug ist und der Antrag die betroffenen Zeiträume sowie Ticketnummer(n) enthält. Gutschriften stellen den alleinigen Rechtsbehelf des Kunden für die Unterschreitung der Zielverfügbarkeit und die Kompensation der fehlenden Nutzbarkeit des SaaS-Dienstes dar; weitergehende Rechte bei sonstigen Vertragsverletzungen bleiben unberührt.

1. Scope of Application

1.1 The following General Terms and Conditions form part of all contracts (in written as well as electronic form) between maiqo GmbH, Christians-Platz 8, 22844 Norderstedt, Germany (hereinafter referred to as “maiqo” or “Provider”) and the Customer, which are concluded regarding the provision of the SaaS service, support services (“Support”), consulting services (“Consulting”) and/or development services (“Development”).

1.2 Conflicting terms and conditions of the contractual partner shall not become part of the contract. Ancillary agreements and other deviations from our contracts, license terms or these GTC require text form.

1.3 Customers within the meaning of the present provisions are exclusively entrepreneurs pursuant to § 14 BGB (German Civil Code), legal persons under public law or special funds under public law.

2. Subject Matter of the Contract, Conclusion of Contract

2.1 maiqo offers the Customer an online SaaS service (access via browser/API) for a contract term that facilitates the Customer’s organization and management of services. maiqo also provides storage space for the data and content entered by the Customer in the SaaS service. A transfer of the underlying software is not part of the contract. There are no installation or delivery obligations.

2.2 The Provider offers the Customer the grant of a chargeable right of use of the SaaS service. maiqo reserves the right to offer various offer versions between which the Customer may choose and which include different scopes of use and functions/modules of the SaaS service.

2.3 Support, consulting and development services are provided separately in accordance with the order documents (e.g. quotas, daily rates).

2.4 The Provider may use subcontractors and cloud/infrastructure services. For third-party services that the Customer procures itself, the terms of the third parties apply.

2.5 Beta/preview features may be provided “as is” without SLA/support and may be changed or deactivated at any time.

2.6 Insofar as the Customer is a financial entity subject to the requirements of Regulation (EU) 2022/2554 (DORA), the following applies:

• The Provider does not provide critical operational services within the meaning of Regulation (EU) 2022/2554 (DORA). The operation of the Customer’s core processes can be ensured independently of the use of the tool.
• At the Customer’s request, a separate DORA supplementary agreement may additionally be concluded, which then becomes part of the contractual relationship upon conclusion of the contract.

2.7 The Provider does not provide regulatory advice and assumes no supervisory responsibility. The Customer remains responsible for fulfilling its statutory obligations.

2.8 The offers presented by maiqo constitute a non-binding offer in the legal sense. By placing an order, the Customer bindingly declares its contractual offer. The Provider may accept the offer by the Provider, to the Customer,

• transmitting an order confirmation in text form (e.g. email), whereby the receipt of the order confirmation by the Customer is decisive in this respect,
• providing the service,
• requesting payment after submission of its order.

A request for payment is also deemed to occur upon communication of the bank details to the Customer or a redirection of the Customer to a payment service provider. If several of the aforementioned alternatives apply, the contract is concluded at the point in time at which one of the aforementioned alternatives for acceptance first occurs.

2.9 The contract text is stored by maiqo.

2.10 The Customer must provide the contract data requested by maiqo in a registration form or by other means completely and correctly, if and insofar as these are not marked as voluntary information. If the collected data changes after the order, the Customer is obliged to update its profile accordingly without undue delay or to transmit the changed data to maiqo by other means.

2.11 The Customer must keep its password for the customer login secret and carefully secure access to its customer account. The Customer is obliged to inform maiqo immediately if there are indications that a customer account has been misused by third parties.

2.12 The Provider is entitled to interrupt continuous use due to maintenance work and for other important reasons, provided it informs the Customer thereof in advance within a reasonable time. In urgent cases, prior notification is dispensable.

3. Right of Use

3.1 The copyright and exclusive right of use for published objects created by maiqo (software incl. interfaces, websites, scripts, programs, graphics) remains solely with maiqo.

3.2 Upon conclusion of the contract on access to the SaaS service, the Customer receives a non-exclusive, geographically unlimited right to use the subject matter of the contract to the extent agreed in the contract for its own purposes exclusively for the duration of the contract. Further rights, in particular to reproduction beyond the extent necessary for the contractual use, are not granted. Any mandatory rights under §§ 69d (2) and (3), 69e UrhG (German Copyright Act) remain unaffected.

3.3 Insofar as, among other things, open source is integrated into the SaaS service, maiqo generally does not transfer any rights of use thereto. In this respect, the license terms of the respective open source software apply.

3.4 The Customer is not permitted to enable third parties or affiliated companies to use the SaaS service within its own scope. With regard to internal use by the Customer, this is only permitted to fulfill the functional purposes of the SaaS service. In addition, any restrictions or license descriptions mentioned in the respective offer apply.

3.5 Reproduction or use of elements of the SaaS service in other electronic or printed publications, in particular on other websites, is not permitted without the express consent of maiqo. The comprehensive copyright with all powers under §§ 12 to 27 UrhG (German Copyright Act) in all documents, information and contractual items created within the scope of contract initiation and including warranty and maintenance belongs exclusively to maiqo, unless otherwise agreed in writing.

3.6 If the Customer uses the SaaS service to an extent that exceeds the granted rights of use qualitatively (with regard to the permitted use) or quantitatively (with regard to the acquired license size), it is obliged, upon request by maiqo, to acquire the rights of use necessary for the permitted use without undue delay. maiqo’s right to assert the rights to which it is entitled, in particular to damages and injunctive relief, remains unaffected.

3.7 If maiqo has reasonable suspicion that a use by the Customer violates the terms of use, statutory provisions or the rights of third parties, maiqo may suspend the relevant use or access to the SaaS service or to an affected sub-area after prior notification to the Customer and with reference to the suspicion, without this entailing any obligations for maiqo. In doing so, maiqo will observe the proportionality of the suspension to the violation in question.

3.8 Insofar as the Provider makes new versions, updates, upgrades or other new deliveries with regard to the SaaS service during the term, the above rights also apply to these.

3.9 With regard to its logo and any materials and content provided to maiqo for this purpose, the Customer grants maiqo a non-exclusive right of use for advertising and marketing purposes for the SaaS service, and in particular for permanent use and storage within the scope of the SaaS service. The Customer may revoke this right of use by notice in text form.

4. Performance of Services, Responsibility

4.1 maiqo offers the technical possibility of managing and organizing content, where applicable with the provision of interfaces specified by maiqo with the SaaS service.

4.2 In this case, the Customer has the possibility to enter information and content via the specified interfaces.

4.3 The Customer is responsible for ensuring that any content it provides for the SaaS service or for the management and organization carried out by it with the SaaS service is fully free of third-party rights and is also legally suitable for these uses and may be made available. The same applies to data and content that the Customer transmits on its own responsibility via any interfaces.

4.4 The Customer shall indemnify maiqo against all claims, including claims for damages, asserted by third parties against maiqo due to an infringement of their rights by the content used and transmitted by the Customer with maiqo’s SaaS service. The Customer shall bear all reasonable costs incurred by maiqo as a result of this infringement of third-party rights, including the reasonable costs incurred for legal defense. All further rights and claims for damages of maiqo remain unaffected.

4.5 maiqo has the right to technically edit, prepare and adapt offers and functional content of the SaaS service in such a way that they can also be displayed on mobile devices or software applications of third parties. maiqo reserves the right to supplement the SaaS service in future at its own discretion with further interfaces and to improve technical functions. Functions may also be removed at maiqo’s discretion if this constitutes only a minor change in services and not a change to the agreed overall functionality. If legitimate interests of the Customer may be adversely affected by a change in services (e.g. in the case of a significant change in services to the Customer’s disadvantage), maiqo will notify the Customer of this change in services in writing or by electronic means before it takes effect and will inform the Customer in this notice of its special right of termination regulated below and the consequences of the non-exercise of the right of termination. In this case, the Customer has the right to terminate the contract prematurely with a notice period of 14 days as of the time the change takes effect (special right of termination).

4.6 Insofar as legal declarations are made by the Customer within the SaaS service, maiqo merely provides the technical representation or, where applicable, transmission. The Customer is responsible for the completeness, correctness and effectiveness of the content.

4.7 The Customer warrants that it operates a commercial business or acts in legal transactions as a merchant and/or is treated as such (e.g. freelancers).

4.8 The Customer must notify maiqo without undue delay of any disruptions to the SaaS service and support maiqo to a reasonable extent in identifying the disruption and its causes as well as in remedying it.

5. Obligations of the Customer from Other Contractual Relationships

5.1 The Customer is itself responsible for archiving documents and information created and accessible with the SaaS service that it needs for purposes of preserving evidence, accounting, etc., on a storage medium independent of the SaaS service.

5.2 The Customer is obliged to create its content on its own responsibility and is liable for the corresponding legal information and labeling obligations as well as any statements in its documents and content presentation, and it is incumbent upon the Customer to manage these properly in accordance with its own contractual relationships with its customers.

5.3 The Customer concludes its own contracts with third-party providers to which it may have access via interfaces. With the SaaS service, maiqo merely offers a technical possibility of connection and access. The Customer or the third-party provider are responsible for structuring the service agreed between them.

6. Payment Terms

6.1 Use of the SaaS service is subject to a charge, and remuneration is agreed depending on the offer selected.

6.2 The remuneration consists of a flat annual fee and a monthly billable remuneration for support and consulting.

6.3 The remuneration is due within 30 days of the invoice date. The flat-rate remuneration is invoiced in advance for the respective payment period.

6.4 The Provider is entitled to increase the remuneration unilaterally once a year accordingly in the event of an increase in material production costs and/or material and/or product procurement costs, wages and ancillary wage costs, social security contributions as well as energy costs and costs due to environmental regulations and/or currency fluctuations and/or public levies, if these directly or indirectly affect the procurement costs or costs of the contractually agreed services. An increase in the aforementioned sense is excluded insofar as the cost increase in individual or all of the aforementioned factors is offset by a cost reduction in other of the named factors with respect to the overall cost burden. The Provider will notify the Customer of the price increase in text form at least two weeks before it takes effect.

6.5 If, as a result of the aforementioned price adjustment right, the new price is 10% or more above the original price, the Customer is entitled to terminate. However, it may only assert this right within two weeks of notification of the increased price.

6.6 In the event of a significant payment default by the Customer, maiqo is entitled to suspend the provided services at the Customer’s expense. In this case, the Customer remains obliged to pay the remuneration. Significance is assumed in particular if the amount in default corresponds to a typical service for two months.

6.7 If the Customer falls into arrears in billing

• for two consecutive months with the payment of the remuneration or a predominant part thereof, or
• over a period extending over several months, with the payment of the remuneration in an amount that reaches the theoretical monthly remuneration amount for two months,

maiqo may terminate the contractual relationship without observing a notice period. maiqo reserves the right to assert further claims due to payment default.

6.8 Additionally, in contractual relationships in which the Customer has undertaken to pay remuneration, in the event of a termination by maiqo due to the Customer’s fault, maiqo is entitled to demand from the Customer flat-rate damages amounting to 50% of the remuneration that would have been payable until the end of the minimum contract term. This does not apply if the Customer proves that no damage has been incurred or that the damage actually incurred is substantially lower than the flat rate.

7. Data Protection

7.1 The Customer is the controller for the processing of the personal data entered and stored by it within the SaaS service within the framework of the applicable data protection laws (Art. 4 No. 7 GDPR). Use of the chargeable SaaS service requires the conclusion of a data processing agreement (Art. 28 (3) GDPR). The Data Processing Agreement (DPA) is concluded as an independent contract document and becomes part of the contractual relationship upon conclusion of the contract.

7.2 The server-side recording and analysis of usage is necessary for access to the SaaS service and serves to support full use of the SaaS service and optimization of the provided functionalities, to support customer support requests, and for maintenance purposes. After the end of the service period of chargeable booked services, the usage data is deleted after three months. The retention of data and documentation to demonstrate proper service provision as well as to comply with tax retention obligations remains unaffected by this.

7.3 Insofar as the Customer has concluded a contract for services of the Provider, the Provider offers the Customer information about its own similar services via the email address provided at the conclusion of the contract (§ 7 (3) UWG, German Act Against Unfair Competition). The Customer may object to this transmission at any time. For further information and rights of the Customer, reference is made to the privacy notice.

8. Liability for Defects

8.1 maiqo warrants that all services are free of material defects and/or defects of title.

8.2 The aforementioned liability for defects does not relate to any open source software used, as no rights of use are transferred by maiqo in this respect either. Liability of maiqo for material defects and/or defects of title is therefore excluded due to the specific nature of open source software. There is also no liability for defects for functions that, due to changes in law, no longer correspond to the then current state and were not agreed by the parties in the scope of services.

8.3 In the event of a defect, the Provider will remedy the defect (subsequent performance) within a reasonable period in accordance with the statutory provisions and in accordance with these contractual provisions.

8.4 At the Provider’s discretion, subsequent performance may be carried out either by remedying the defect (rectification) or by replacement delivery. Insofar as third-party rights are infringed, the Provider may, at its own discretion, carry out the rectification by acquiring, in favor of the Customer, a right of use sufficient for the purposes of this contract, or by modifying the infringing software without, or only with, effects on its function acceptable to the Customer, or by replacing the infringing software without, or only with, effects on its function acceptable to the Customer with a software whose contractual use does not infringe any intellectual property rights.

8.5 The remedy of defects by the Provider may also be carried out by telephone or written or (electronic) instructions to the Customer. If maiqo offers the Customer new updates or upgrades to avoid or remedy defects, the Customer must accept these. Remedy of defects may also be carried out by delivering a workaround.

8.6 In the case of a justified notice of defect, the Provider bears the expenses necessary for the purpose of subsequent performance. If it turns out that the notice of defect was unjustified, the Provider may demand reimbursement of the expenses it incurs, insofar as the Customer acted at least negligently.

8.7 If subsequent performance fails and the Customer has set a reasonable period that allows at least two attempts at rectification, the Customer may, at its discretion, withdraw from the contract or reduce the remuneration. Subsequent performance is not deemed to have finally failed already after the second unsuccessful attempt at rectification; rather, the Provider is free to determine the number of attempts at subsequent performance during the period set by the Customer, insofar as this is reasonable for the Customer.

8.8 Claims due to a defect become time-barred one year after delivery. If the Provider has fraudulently concealed a defect or assumed a guarantee for the condition, the statutory provisions on material defects and defects of title and their limitation period remain unaffected.

8.9 Termination by the Customer in the case of rental services pursuant to § 543 (2) sentence 1 no. 1 BGB (German Civil Code) due to the failure to grant contractual use is only permissible once maiqo has been given sufficient opportunity to remedy the defects and this has failed. Section 9 (Liability) applies accordingly.

9. Liability

9.1 For damage arising to legal interests other than life, body or health, maiqo’s liability towards the Customer is excluded, insofar as the damage is not based on intentional or grossly negligent conduct of maiqo, one of its legal representatives or one of its vicarious agents, or unless the conduct also constitutes a breach of obligations essential to the contract. Essential contractual obligations are those obligations whose fulfillment makes the proper performance of the contract possible in the first place and on whose compliance the Customer may regularly rely.

9.2 With regard to the recovery of data, maiqo is only liable insofar as the Customer has taken all necessary and reasonable data backup precautions and ensured that the data can be reconstructed with reasonable effort from data material kept available in machine-readable form.

9.3 The aforementioned exclusions and limitations of liability do not apply in the case of the assumption of express guarantees by maiqo as well as in the case of claims due to the absence of warranted characteristics, or insofar as claims under the German Product Liability Act (Produkthaftungsgesetz) are concerned or a defect was fraudulently concealed.

10. Term, Suspension

10.1 Unless otherwise agreed in an individual case, the chargeable use is agreed for a contract term of 12 months and is automatically extended by a further 12 months each time, unless terminated by one of the contractual partners with a notice period of 60 days as of the respective end of the contract period. At the Customer’s request, an extension for 24 or 36 months is also possible.

10.2 The right of the contracting parties to terminate for good cause without observing a notice period remains unaffected.

10.3 All terminations under this contract must be made in text form. Insofar as maiqo provides a possibility for electronic termination, the Customer has the right to use this as well for an effective termination.

10.4 In addition to Section 3.7, maiqo may take the following measures if there are indications that a Customer is violating statutory provisions, the rights of third parties or these terms, or that maiqo has another significant legitimate interest, in particular to protect other customers from fraudulent activities:

• deletion of content,
• warning of customers,
• restriction/limitation of use,
• temporary suspension,
• permanent suspension.

In choosing the measure, maiqo takes into account the legitimate interests of the affected Customer.

10.5 In particular, actions that constitute interference with the technical design and maintenance of the use of the SaaS service are prohibited.

10.6 During the term of the contract, export functions are available. The export of data is carried out in a common machine-readable format (e.g. CSV, JSON, PDF).

10.7 The Provider deletes the data no later than 60 days after the end of the contract, unless statutory retention obligations conflict with this.

10.8 In the event of termination, the Provider supports the orderly handover / exit measures (e.g. data return in a common format) in accordance with a separate agreement. The Customer must assert its request for support services for a handover / exit measure within 14 days after the end of the contract term. Otherwise, deletion in accordance with Section 10.7 takes place thereafter.

11. Confidentiality

11.1 The contracting parties undertake to maintain the strictest secrecy regarding all confidential information that comes to their knowledge in connection with this contract, in particular business or trade secrets of the other contracting party, and neither to disclose nor otherwise exploit it. This applies vis-à-vis any unauthorized third parties, i.e. also vis-à-vis unauthorized employees of both maiqo and the Customer, insofar as the disclosure of information is not necessary for the proper fulfillment of the contractual obligations. In cases of doubt, the respective contracting party is obliged to ask the other contracting party for consent before any disclosure.

11.2 “Confidential Information” means all information that one contracting party communicates or provides to the other contracting party in connection with this contract, whether in written, oral, visual or electronic form (including software and associated documentation), and which is marked as “confidential” (or whose confidential character results from the circumstances).

11.3 Information shall not be deemed confidential information that (a) one contracting party has lawfully acquired from third parties who were not obliged to secrecy vis-à-vis the other contracting party, provided that these third parties in turn did not obtain the information through a breach of protective provisions, (b) one contracting party has independently developed without recourse to or use of confidential information, or (c) is or has become publicly known without the fault or involvement of a contracting party.

11.4 If a contracting party is obliged to disclose confidential information due to a mandatory legal requirement or due to an order of a court or authority, the confidentiality obligation shall not apply only to the extent that the disclosure of the confidential information is absolutely necessary to comply with the legal requirement or order compelling disclosure. In such a case, the respective contracting party is obliged to notify the other contracting party in writing without undue delay before the disclosure and, in coordination with the latter, to take every reasonable measure before disclosure to reject disclosure demands and/or to ensure the confidentiality of the information.

11.5 The confidentiality obligation continues to apply, notwithstanding any more extensive mandatory statutory confidentiality obligations, for a period of five years after the end of the contract.

12. Final Provisions

12.1 The Provider is entitled to make changes to the GTC or other terms. Changes are communicated to the Customer in writing or by email at least three weeks before they take effect. The changes become effective if the Customer does not object in writing or by email within a period of three weeks after receipt of the notice of change and the Provider has notified the Customer of this legal consequence in the notice of change.

12.2 The relationships between the contracting parties are governed by the law applicable in the Federal Republic of Germany, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

12.3 The place of jurisdiction and place of performance for this contractual relationship is the registered office of the Provider.

12.4 The contract language is German. In the case of different language versions, only the German text of these terms shall be authoritative.

13. Annex 1: Service Level Agreement (SLA)

13.1 Subject Matter of the Contract

With this Service Level Agreement (SLA), the parties additionally agree on services in the form of additional safeguarding measures for the SaaS service provided. The commitments in the SLA apply independently alongside the rights of the Customer under the usage contract and under the law. Accordingly, they do not, in particular, affect any warranty rights of the Customer due to defective performance or limit the liability of the Provider.

13.2 Provision of the SaaS Service

13.2.1 The Provider makes the SaaS service available from the point in time agreed in the usage contract in accordance with the following provisions. The handover point for access to the SaaS service is the router output of the data center (server).

13.2.2 The Provider is not responsible for the condition of the required hardware and software on the Customer’s side or for the telecommunications connection between the Customer and the Provider up to the handover point.

13.3 Technical Availability and Access

13.3.1 By availability, the parties mean the technical usability of the SaaS service at the handover point for use by the Customer. Use consists of the user’s ability to use all functionalities (agreed core functionalities).

13.3.2 The Provider makes access to the SaaS service available to the Customer during the agreed term, but excluding the agreed times of planned unavailability under Section 13.4; the term less the times of planned unavailability is the system uptime.

13.3.3 The system uptime is agreed in the following table. The availability value is the percentage of the existence of availability within the reference period. The reference period results from the following table. The parameters are agreed as follows:

13.3.4 The periods during the following also count as available use (availability given):

• disruptions in or due to the condition of parts of the technical infrastructure required for the execution of the SaaS service that are not to be provided by the Provider or its vicarious agents;
• disruptions or other events that are not (jointly) caused by the Provider or one of its vicarious agents, for example the exceeding of an agreed permitted load;
• insignificant reduction of the suitability for contractual use.

13.4 Planned Unavailability

During times of planned unavailability, the Provider is entitled to maintain and service the SaaS service, perform data backups or other work. Planned unavailability is to be agreed with the Customer. In the case of important reasons, the Customer will not unreasonably refuse its consent. The Customer hereby already grants its consent that, throughout the entire contract term, planned unavailability exists in the standard window of 20:00 – 06:00 (Europe/Berlin). In addition to the standard window, the Provider may carry out emergency maintenance in justified cases (e.g. security/stability risks). These will – where possible – be announced in advance and count as planned maintenance; the corresponding times also count as planned unavailability, provided the disruption is not the fault of the Provider.

If and insofar as the Customer is able to use the SaaS service during times of planned unavailability, there is no legal entitlement to this. If, during use in times of planned unavailability, a reduction or cessation of performance occurs, the Customer has no claim to liability for defects or damages.

13.5 Response and Recovery Times, Support

13.5.1 The Provider will handle errors reported by the Customer and known to it itself in accordance with the service levels under Section 13.6. The Provider will carry out the measures for error elimination for its own SaaS service at its own discretion or use third-party service providers for this purpose.

13.5.2 The Provider’s additional safeguarding obligation does not exist for errors caused by third-party software not used by the Provider or by open source software, or for functions that, due to changes in law, no longer correspond to the then current state. In this case, the Provider will endeavor to clarify the further service quickly and swiftly.

13.5.3 The Customer will support the Provider by documenting errors that come to its knowledge in a manner that is as comprehensible as possible for the Provider and communicating them to the Provider in text form or via any ticket system provided.

13.5.4 Insofar as cooperation of the Customer is necessary and sensible for error elimination, the Customer will support the Provider and in particular grant access and insight into necessary documents and provide the Provider, as continuously as possible, with a competent, clearly defined employee who can provide information about the necessary cooperation information and the asserted error and who has decision-making authority.

13.5.5 If, in the analysis of the errors, it turns out that the error was caused by open source software not used by the Provider or by third-party software, in particular by external interfaces to partners of the Customer, the Provider will forward this examination result to the Customer. If the error is the fault of the Customer, the Provider is entitled to bill the effort of this analysis at an hourly rate.

13.5.6 The Customer may request supplementary IT consulting and support services from the Provider, in particular within the scope of the agreed SaaS service, e.g. for application problems that arise. The services are provided by answering related questions by telephone, email or in writing. Billing is carried out according to effort at the Provider’s hourly rate, unless another specific agreement provided for this purpose exists in the individual case.

13.5.7 These support requests can be accepted on working days from Monday to Friday from 9:00 – 17:00 (“Service Hours”). Service hours beyond this in individual cases require a special agreement.

13.6 Service Level

13.6.1 For the additional safeguarding measures, errors that occur are classified into the following error categories:

• Category 1: system failure, operation-preventing error; the appropriate or economically sensible use of the entire SaaS service for the contractual purpose is not possible or is restricted or impeded by malfunction(s) or non-function(s) of programs, modules or components to such an extent that the conduct of day-to-day business cannot reasonably be continued.
• Category 2: operation-hindering error; the use of the SaaS service is impaired but can essentially take place. The error can be circumvented with organizational and other economically reasonable means.
• Category 3: other error; no significant effects on functionality and usability.

13.6.2 The following response and targeted elimination times are agreed:

13.6.3 The response time is calculated from the receipt of the report or from the Provider’s knowledge thereof, in office hours (during the agreed service hours).

13.6.4 The targeted error elimination may also be carried out by telephone, written or electronic instructions to the affected parties or by a workaround. New program components, in particular patches, bug fixes, updates, upgrades, new releases or new versions, may also be used for error elimination.

13.7 Credits

Should unavailability within the meaning of 13.3.2 occur, the Provider offers credits according to the following tiering: < 99% → 10% of the monthly fee; < 98.5% → 25% of the monthly fee. Credits relate to the monthly fee of the affected production service/the affected instance and are offset against future fees; there is no claim to payout. Multiple credits for the same calendar month are limited in total to the stated maximum percentages. The prerequisite is that the Customer is not in payment default and that the application contains the affected periods and ticket number(s). Credits constitute the Customer’s sole remedy for falling below the target availability and for compensating the lack of usability of the SaaS service; further rights in the case of other breaches of contract remain unaffected.

Unser Versprechen

Drei Grundwerte leiten jede Entscheidung: die Vertraulichkeit Ihrer Daten, ihre Integrität und ihre jederzeitige Verfügbarkeit. Wir behandeln die Informationen, die Sie uns anvertrauen, mit derselben Sorgfalt, die wir von einem Anbieter im regulierten Umfeld selbst erwarten würden.

Daten in Deutschland, sauber getrennt

Ihre Daten werden ausschließlich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet und gespeichert, ohne Übermittlung in Drittländer. Jede Kundenumgebung wird mandantengetrennt betrieben – mit eigenem Cluster und eigener Datenbank. Eine Vermischung von Kundendaten ist damit architektonisch ausgeschlossen. So behalten Sie die volle Datensouveränität.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

• Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert (AES-256) und werden ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen übertragen.
• Zugriffe auf Produktivsysteme sind auf ein Minimum beschränkt (Least Privilege).
• Administrative Zugriffe sind durchgängig per Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) abgesichert und werden lückenlos protokolliert. MFA ist überall dort verpflichtend, wo sie technisch möglich ist.
• Innerhalb der Plattform steuern Sie Berechtigungen über ein rollenbasiertes Konzept (RBAC).

Sicherheit und Datenschutz von Anfang an

Sicherheit und Datenschutz sind fester Bestandteil unserer Produktentwicklung – nicht nachträgliche Ergänzung. Nach den Prinzipien Security und Privacy by Design and Default berücksichtigen wir Schutzanforderungen bereits in der Planung jeder Funktion.

Verantwortungsvoller Umgang mit KI

Für KI-Funktionen setzen wir ausschließlich ein Open-Source-Modell ein, das auf Servern in Deutschland betrieben wird. Ihre Daten fließen nicht in das Training des Modells ein, und es findet keine Weitergabe an externe KI-Dienste wie OpenAI oder vergleichbare Anbieter statt. Den verantwortungsvollen Einsatz steuern wir über interne Leitlinien, die wir an der ISO 42001 ausrichten.

Managementsystem, Zertifizierung und Nachweise

Wir befinden uns im Aufbau eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) nach ISO 27001 sowie eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 9001; deren Zertifizierung ist für 2026 geplant. Risiken erfassen, bewerten und behandeln wir fortlaufend.

Auf Anfrage stellen wir Kunden Sicherheitsnachweise bereit und schließen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach DSGVO ab. Weil wir täglich mit Frameworks wie ISO 27001, NIS-2, DORA und TISAX arbeiten, halten wir uns an dieselben Standards, die unsere Plattform für unsere Kunden unterstützt.

Backups und Verfügbarkeit

Ein dokumentiertes Backupkonzept stellt die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten sicher. Wiederherstellungsziele für Zeit und Datenstand (RTO und RPO) sind definiert und werden regelmäßig getestet. Ein Business-Continuity-Plan sorgt dafür, dass Ihr Betrieb auch dann weiterläuft, wenn etwas Unerwartetes passiert.

Transparenz im Sicherheitsvorfall

Sollte es zu einem Sicherheitsvorfall kommen, handeln wir schnell und informieren betroffene Kunden offen und ohne Verzögerung.

Sicherheit ist Teamsache

Die beste Technik wirkt nur mit Menschen, die sie ernst nehmen. Alle Mitarbeitenden mit Zugang zu Kundendaten durchlaufen vor der Einstellung eine erweiterte Überprüfung, einschließlich eines polizeilichen Führungszeugnisses. Regelmäßige Sicherheitsschulungen sind verpflichtend. Wir fördern eine Kultur, in der Hinweise auf Schwachstellen willkommen sind, und verstehen Informationssicherheit als gemeinsame Aufgabe.

Eine Schwachstelle melden

Sicherheit lebt von wachsamen Augen – auch von außen. Wenn Sie eine mögliche Schwachstelle entdecken, melden Sie sie uns vertraulich unter security@maiqo.io. Wir gehen jedem Hinweis nach und danken jedem, der hilft, maiqo sicherer zu machen.

Our Commitment

Three core values guide every decision: the confidentiality of your data, its integrity, and its availability at all times. We treat the information you entrust to us with the same care that we would expect from a provider in a regulated environment.

Data in Germany, Cleanly Separated

Your data is processed and stored exclusively in a certified data center in Germany, with no transfer to third countries. Every customer environment is operated in a multi-tenant-isolated manner – with its own cluster and its own database. A mixing of customer data is thereby architecturally excluded. This way, you retain full data sovereignty.

Encryption and Access Protection

• All data is stored encrypted (AES-256) and transmitted exclusively over encrypted connections.
• Access to production systems is limited to a minimum (least privilege).
• Administrative access is consistently secured with multi-factor authentication (MFA) and is fully logged. MFA is mandatory wherever it is technically possible.
• Within the platform, you control permissions via a role-based concept (RBAC).

Security and Privacy from the Start

Security and data protection are an integral part of our product development – not an afterthought. Following the principles of Security and Privacy by Design and Default, we consider protection requirements already in the planning phase of every feature.

Responsible Use of AI

For AI features, we use exclusively an open source model that is operated on servers in Germany. Your data does not feed into the training of the model, and there is no transfer to external AI services such as OpenAI or similar providers. We govern responsible use through internal guidelines aligned with ISO 42001.

Management System, Certification and Evidence

We are in the process of establishing an Information Security Management System (ISMS) according to ISO 27001 as well as a Quality Management System (QMS) according to ISO 9001; their certification is planned for 2026. We continuously identify, assess and treat risks.

On request, we provide customers with security evidence and conclude Data Processing Agreements (DPAs) under the GDPR. Because we work daily with frameworks such as ISO 27001, NIS-2, DORA and TISAX, we hold ourselves to the same standards that our platform supports for our customers.

Backups and Availability

A documented backup concept ensures the recoverability of your data. Recovery objectives for time and data state (RTO and RPO) are defined and are regularly tested. A business continuity plan ensures that your operations continue even when something unexpected happens.

Transparency in the Event of an Incident

Should a security incident occur, we act quickly and inform affected customers openly and without delay.

Security is a Team Effort

The best technology only works with people who take it seriously. All employees with access to customer data undergo an extended background check before being hired, including a police clearance certificate. Regular security training is mandatory. We foster a culture in which reports of vulnerabilities are welcome, and we understand information security as a shared responsibility.

Reporting a Vulnerability

Security depends on watchful eyes – including from outside. If you discover a possible vulnerability, please report it to us confidentially at security@maiqo.io. We follow up on every report and thank everyone who helps make maiqo more secure.